مجمع الحسو
03-21-2010, 09:30 PM
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
نظرا لان كتابة الخطابات فن يجب ان يجيده كل اداري تربوي اهديكم مايعينكم على اتقان هذا الفن راجية ان تجدوا فيه المتعة والفائدة
الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية
1 ـ يجب كتابة (الترويسة ) معلومات الإدارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب بحيث تحوي المعلومات التالية :
المملكة العربية السعودية
وزارة التربية والتعليم
الإدارة العامة للتربية والتعليم للبنات ب....
(يكتب هنا اسم الجهة (
2ـ شعار الوزارة يجب أن يكون بالوسط بحيث يحمل اسم وزارة التربية والتعليم ، ولا يكتب أي معلومات تحت الشعار مثل ( اسم المدرسة )
3 ـ في الزاوية اليسرى العليا تكتب المعلومات الآتية :
الـرقم: ........................
التاريخ: ........................
المشفوعات:....................
4ـ لا توضع أي أشكال أو ورود أو رسومات لأجل كون الخطابات رسمية ولا يليق بها ذلك .
5ـ يراعى عدم كتابة الخطاب بالخط اليدوي إلا في الحالات القصوى .
6ـ المسافة العمودية بين ترويسة الخطابات يجب أن تكون معقولة بحيث لا تكون كبيرة ولا صغيرة ( نصف سنتيمتر تقريبا فقط (.
7ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .
8ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون مسودا من نوع )المهند بولد) مقاس ( 18 ) أو نوع AL – MATEEN
9ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب يفضل mohand .
10ـ ينص في السلام بالطريقة الآتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة لعبارة التسليم .
11ـ ترك مسافة مع بداية كل فقرة أو مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( من لوحة المفاتيح .
12ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 16 ، وتوضع الطابعة على وضع الطباعة ( المسودة السريعة ) لكي لا تستهلك كمية اكبر من الحبر
13ـ يراعى أن تكتب المسميات والألقاب والدعوات بطريقة مناسبة لائقة
مثلا : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام التربية والتعليم للبنات بمنطقة الرياض يجب إن يكتب بالشكل الاتي :
سعادة المدير العام للتربية والتعليم للبنات بمنطقة الرياض حفظه الله
ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .
تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء.
14ـ يشمل الخطاب اسم الناسخ بالأسفل أيضا .
15ـ عند المخاطبات يراعى الآتي:
• عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
• عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
• عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
• عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام
• تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع فعلى الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه
• لا ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :
أ ـ في حالة رفع الشكاوي .
ب ـ رفع المقترحات لسعادته .
16ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة لايجوز تخطي المرجع المباشر.
17ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :
المكرم مدير المحترم
المكرمة مديرة المحترمة
18 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل : ( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة أو كتابته يدويا في حالة عدم توفر الطابعة الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك .أو صفة ( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .
19ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل (نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أوللتوجيه بما يلزم.
20 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على أن يكون حجم الخط ( 18(
21 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .
22ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .
إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :
ص / لمديرة إدارة الإشراف التربوي بمنطقة الرياض (قسم الإدارة المدرسية) ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى وببنط غير مسود وبمقاس خط ( 12(
23ـ عند قفل الخطاب أو عند الحاجة لكتابة نقط فلا تكتب النقط باستخدام زر الرقم صفر وإنما تكتب نقط ويحصل عليها بالضغط على زر الأحرف العالية (shift) ثم على حرف ( الزاي ) من لوحة المفاتيح .
24- يراعى كتابة عدد المشفوعات في مكانها المحدد أعلى الصفحة ,ويرفق اصل المعاملة وترقم وتفهرس المعاملة التي تزيد عن خمس ورقات ويوضع لها فهرس.
25- لايجوز تسليم المراجع معاملته أو صورة منها بل يكتفى بتزويده برقمها وتاريخها ليتمكن من متابعتها في حالة الرغبة.
26 ـ يراعى عند قفل الخطاب عدم كتابة كلمة ( دمتم ) نظراً لمخالفتها للشرع فالدوام لله وحده ويمكن أن تقفل بمثل الاتي : والله يحفظكم ,والله الموفق ، وتقبلوا فائق التحية
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
نظرا لان كتابة الخطابات فن يجب ان يجيده كل اداري تربوي اهديكم مايعينكم على اتقان هذا الفن راجية ان تجدوا فيه المتعة والفائدة
الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية
1 ـ يجب كتابة (الترويسة ) معلومات الإدارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب بحيث تحوي المعلومات التالية :
المملكة العربية السعودية
وزارة التربية والتعليم
الإدارة العامة للتربية والتعليم للبنات ب....
(يكتب هنا اسم الجهة (
2ـ شعار الوزارة يجب أن يكون بالوسط بحيث يحمل اسم وزارة التربية والتعليم ، ولا يكتب أي معلومات تحت الشعار مثل ( اسم المدرسة )
3 ـ في الزاوية اليسرى العليا تكتب المعلومات الآتية :
الـرقم: ........................
التاريخ: ........................
المشفوعات:....................
4ـ لا توضع أي أشكال أو ورود أو رسومات لأجل كون الخطابات رسمية ولا يليق بها ذلك .
5ـ يراعى عدم كتابة الخطاب بالخط اليدوي إلا في الحالات القصوى .
6ـ المسافة العمودية بين ترويسة الخطابات يجب أن تكون معقولة بحيث لا تكون كبيرة ولا صغيرة ( نصف سنتيمتر تقريبا فقط (.
7ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .
8ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون مسودا من نوع )المهند بولد) مقاس ( 18 ) أو نوع AL – MATEEN
9ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب يفضل mohand .
10ـ ينص في السلام بالطريقة الآتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة لعبارة التسليم .
11ـ ترك مسافة مع بداية كل فقرة أو مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( من لوحة المفاتيح .
12ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 16 ، وتوضع الطابعة على وضع الطباعة ( المسودة السريعة ) لكي لا تستهلك كمية اكبر من الحبر
13ـ يراعى أن تكتب المسميات والألقاب والدعوات بطريقة مناسبة لائقة
مثلا : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام التربية والتعليم للبنات بمنطقة الرياض يجب إن يكتب بالشكل الاتي :
سعادة المدير العام للتربية والتعليم للبنات بمنطقة الرياض حفظه الله
ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .
تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء.
14ـ يشمل الخطاب اسم الناسخ بالأسفل أيضا .
15ـ عند المخاطبات يراعى الآتي:
• عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
• عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
• عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
• عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام
• تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع فعلى الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه
• لا ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :
أ ـ في حالة رفع الشكاوي .
ب ـ رفع المقترحات لسعادته .
16ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة لايجوز تخطي المرجع المباشر.
17ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :
المكرم مدير المحترم
المكرمة مديرة المحترمة
18 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل : ( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة أو كتابته يدويا في حالة عدم توفر الطابعة الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك .أو صفة ( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .
19ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل (نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أوللتوجيه بما يلزم.
20 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على أن يكون حجم الخط ( 18(
21 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .
22ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .
إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :
ص / لمديرة إدارة الإشراف التربوي بمنطقة الرياض (قسم الإدارة المدرسية) ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى وببنط غير مسود وبمقاس خط ( 12(
23ـ عند قفل الخطاب أو عند الحاجة لكتابة نقط فلا تكتب النقط باستخدام زر الرقم صفر وإنما تكتب نقط ويحصل عليها بالضغط على زر الأحرف العالية (shift) ثم على حرف ( الزاي ) من لوحة المفاتيح .
24- يراعى كتابة عدد المشفوعات في مكانها المحدد أعلى الصفحة ,ويرفق اصل المعاملة وترقم وتفهرس المعاملة التي تزيد عن خمس ورقات ويوضع لها فهرس.
25- لايجوز تسليم المراجع معاملته أو صورة منها بل يكتفى بتزويده برقمها وتاريخها ليتمكن من متابعتها في حالة الرغبة.
26 ـ يراعى عند قفل الخطاب عدم كتابة كلمة ( دمتم ) نظراً لمخالفتها للشرع فالدوام لله وحده ويمكن أن تقفل بمثل الاتي : والله يحفظكم ,والله الموفق ، وتقبلوا فائق التحية